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三個(gè)關(guān)鍵詞淺論管理體系方針制定

來(lái)源:www.rapid-rhythm.com  |  發(fā)布時(shí)間:2024年04月12日

方針是組織由最高管理者正式發(fā)布的組織宗旨和方向。建立方針為組織提供了關(guān)注的焦點(diǎn),對(duì)內(nèi)可用于形成全體員工的凝聚力,對(duì)外可以顯示組織的追求,以取得相關(guān)方的信任。方針的制定是領(lǐng)導(dǎo)作用的重要體現(xiàn),好的方針是引領(lǐng)組織前進(jìn)的方向和目標(biāo),是組織和員工行動(dòng)的指南,使組織在高速發(fā)展時(shí)能保持清醒的認(rèn)識(shí),在遭遇挫折時(shí)能保持堅(jiān)定的信念。同時(shí),組織的相關(guān)方可通過(guò)組織的方針?lè)窒砹私饨M織的管理意圖和目的,以確定合作的方式與程度。

因此,如何制定出一個(gè)好的方針,對(duì)組織來(lái)說(shuō)具有非常重大的現(xiàn)實(shí)意義。一個(gè)組織有若干領(lǐng)域的管理體系,某一管理體系的方針即為組織在該管理領(lǐng)域宗旨、方向、承諾的書面聲明,為組織在該管理領(lǐng)域提出了更加具體的管理意圖和目的。

筆者在工作實(shí)踐中接觸了若干組織所制定的各類管理體系方針,這些方針有的語(yǔ)言精練、結(jié)合實(shí)際、聲明義務(wù)、尋求改進(jìn),讓人看后過(guò)目難忘,知道組織的作為和追求,能起到較好的引領(lǐng)作用,甚至使非相關(guān)方也想探究一二。但是,也有些似乎任何類型、任何規(guī)模、任何行業(yè)均適用的方針,用通用性的詞句、高大上的語(yǔ)言堆砌了一堆不接地氣的話,看了一片茫然,不知所云,使人興味索然,很難對(duì)組織起到綱領(lǐng)性的引領(lǐng)。從這類組織的方針來(lái)看,歸納起來(lái)有三個(gè)缺失,或是其中一、二個(gè)缺失:一是方針未體現(xiàn)與組織的關(guān)系,如組織的產(chǎn)品和服務(wù)、組織愿景等,不知道組織是干什么的;二是方針未體現(xiàn)對(duì)組織相關(guān)方需要做到的事項(xiàng),不能在相關(guān)方中形成共鳴,須知共贏才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展;三是方針未體現(xiàn)建立目標(biāo)的輪廓、構(gòu)架,通過(guò)方針不能著手制定相應(yīng)的目標(biāo),從而方針難于落地。由此,使得組織的方針僅停留于書面上,應(yīng)付一下外部檢查而已,沒(méi)起到方針對(duì)一個(gè)組織而言應(yīng)有的作用。那么,我們?cè)撊绾沃贫ㄒ粋€(gè)體現(xiàn)企業(yè)實(shí)際、信守承諾、追求卓越的方針呢?

我們先來(lái)看看管理體系標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)方針要求的描述。標(biāo)準(zhǔn)中,關(guān)于方針的描述一般分為兩部分,一是方針的制定要求,二是方針的實(shí)施要求。從表1中可以看到,方針的制定要與組織經(jīng)營(yíng)宗旨和組織實(shí)際相適應(yīng),要體現(xiàn)組織在管理方面的承諾,要能為后續(xù)的目標(biāo)制定提供框架。通過(guò)對(duì)這些要求的理解和運(yùn)用,我們可以找到組織如何建立一個(gè)好的方針的答案。在這些管理體系標(biāo)準(zhǔn)中,有關(guān)方針的條款中均提到了“適應(yīng)(適合)”“承諾”和“框架”,從這三個(gè)關(guān)鍵詞著手,組織就可以制定出一個(gè)能體現(xiàn)最高管理者意志、展示組織特點(diǎn)與追求、滿足相關(guān)方要求、便于目標(biāo)展開、便于員工和相關(guān)方理解的管理方針。



適應(yīng)——方針的制定

要與組織經(jīng)營(yíng)宗旨和組織實(shí)際相適應(yīng)

方針是組織的宗旨和方向。一個(gè)好的方針是組織最先吸引公眾眼球的地方。它言簡(jiǎn)意賅,可以讓相關(guān)方瞬時(shí)形成記憶,對(duì)組織留下印象。同時(shí),方針又是作為組織增強(qiáng)相關(guān)方合作信心、增強(qiáng)相關(guān)方滿意的一種手段。通過(guò)方針,員工、相關(guān)方可以概略地了解組織的經(jīng)營(yíng)宗旨、經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)、產(chǎn)品和服務(wù)。因此,在方針制定時(shí)應(yīng)充分考慮到這些事項(xiàng),以達(dá)到能使方針的讀者對(duì)組織“見一葉而知深秋、窺一斑而見全豹”的效果。

那么,在方針制定時(shí)如何將組織經(jīng)營(yíng)宗旨和組織實(shí)際融入方針之中呢?組織的經(jīng)營(yíng)宗旨是最高管理者意志的體現(xiàn),應(yīng)在方針中將其管理意圖盡可能地體現(xiàn)。最高管理者應(yīng)根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、遠(yuǎn)景,結(jié)合相關(guān)經(jīng)營(yíng)思想和管理團(tuán)隊(duì)的經(jīng)營(yíng)實(shí)踐,提煉出可融入方針的語(yǔ)句。同時(shí),在方針中應(yīng)將組織的經(jīng)營(yíng)特征、主要產(chǎn)品和服務(wù),或未來(lái)若干年內(nèi)組織將著力打造的新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)在方針中重點(diǎn)展現(xiàn)。這樣,組織、最高管理者的所思所為就展現(xiàn)在包括員工在內(nèi)的相關(guān)方眼前,方針的市場(chǎng)作用、導(dǎo)向作用、聚集作用的價(jià)值也得到了體現(xiàn)。


框架——方針的制定要給出目標(biāo)的框架

方針是組織在有關(guān)領(lǐng)域及其管理方面的理念,傳達(dá)出組織的價(jià)值觀、經(jīng)營(yíng)上的追求和方向,是組織所要努力實(shí)現(xiàn)的。從標(biāo)準(zhǔn)對(duì)方針的制定要求中,我們看到方針是一種概略性描述、原則性要求,相對(duì)宏觀和抽象。組織要努力實(shí)現(xiàn)并達(dá)成方針,就要有一個(gè)具象化的、等效于方針的目標(biāo)來(lái)使方針得到落實(shí)與測(cè)量。如果說(shuō)方針是定性的描述,目標(biāo)則是可測(cè)量的要求,是把方針轉(zhuǎn)化為一種在管理層面易于操作、方便實(shí)施、能夠監(jiān)控達(dá)成程度的指令性要求。這時(shí),從方針到目標(biāo)的轉(zhuǎn)化就依賴于方針的框架特性。方針是目標(biāo)的框架,方針與目標(biāo)之間是一個(gè)框架關(guān)系。方針的框架作用就是將方針與目標(biāo)進(jìn)行了銜接、過(guò)渡,方針中作出承諾的描述都應(yīng)能夠轉(zhuǎn)化為具體的可測(cè)量目標(biāo),組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)狀況即是組織方針的實(shí)現(xiàn)狀況。一般來(lái)說(shuō),通過(guò)方針這個(gè)框架所制定的目標(biāo)是公司級(jí)目標(biāo),組織還需將公司級(jí)目標(biāo)分解落實(shí)至若干過(guò)程、活動(dòng)甚至崗位,這樣組織的目標(biāo)和方針才可能實(shí)現(xiàn)。


方針建立與制定的建議

表1中各體系標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于3個(gè)關(guān)鍵詞的排列有先有后。按照方針能引起關(guān)注、能深入了解、能落實(shí)的思路,即讓相關(guān)方甚至非相關(guān)方(相關(guān)方大多經(jīng)歷了從非相關(guān)方、潛在相關(guān)方到相關(guān)方的轉(zhuǎn)變)知道組織是干什么的,組織對(duì)相關(guān)方作出了哪些承諾,以及組織如何使這些承諾得以實(shí)現(xiàn)。筆者給出了“適應(yīng)”“承諾”和“框架”這樣的排列順序。組織建立與制定方針可以先考慮方針與組織的適應(yīng)性以體現(xiàn)組織的特點(diǎn),再考慮如何體現(xiàn)對(duì)相關(guān)方的承諾,最后考慮這些承諾能否方便地轉(zhuǎn)化為目標(biāo)。

方針是組織的一張名片。一個(gè)好的管理方針,既可以看得到與組織密切相關(guān)的追求,又可以使組織以此制定可體現(xiàn)方針實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。按照標(biāo)準(zhǔn)的要求,通過(guò)“適應(yīng)”“承諾”和“框架”3個(gè)關(guān)鍵詞的逐項(xiàng)落實(shí),將為組織制定方針提供有效的方法和途徑。

方針的制定要求也不僅限于此,如GB/T 23331—2020《能源管理體系 要求及使用指南》中還要求支持影響能源績(jī)效的節(jié)能產(chǎn)品和服務(wù)的采購(gòu)、支持考慮能源績(jī)效改進(jìn)的設(shè)計(jì)活動(dòng),這些是組織在制定方針時(shí)也應(yīng)考慮的事項(xiàng)。必要時(shí),還應(yīng)給出方針的說(shuō)明,以使員工更好地理解組織的方針,使相關(guān)方人員更好地認(rèn)知組織的方針。

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